Das Zusammenspiel der Microsoft Office Komponenten
Wer das Microsoft Office Paket privat oder beruflich im größeren Umfang benutzt, hat früher oder später erste Erfahrungen damit gemacht, wie die unterschiedlichen Mitglieder der Microsoft Office Familie zusammenspielen können.
Zu der Microsoft Office Gruppe zählt das Textverarbeitungsprogramm Word, die Tabellen- und Kalkulationssoftware Excel, das Datenbankprogramm Access, die Präsentationssoftware PowerPoint sowie das Emailprogramm Outlook.
Neben diesen am meisten genutzten Programmen werden auch noch Microsoft Publisher und der Office Picture Manager verwendet.
Die Schnittstellen unter den Programmen sind einfach zu bedienen, da der Zugriff auf Verknüpfungsstellen zwischen den Mitgliedern über die Oberfläche der einzelnen Familienmitglieder erstellt werden können.
So könnte man zu Beispiel einfach mit Microsoft Access eine Datenbank regelmäßig mit Bewegungsdaten aus dem Output eines Großrechners füttern.
Zum Beispiel mit wöchentlichen oder monatlichen Verkaufszahlen, welche dann periodisch aktualisiert und per Makro aus Access nach Excel exportiert. In Excel werden dann entsprechende Funktion und Berechnung ausgeführt.
So kann Excel die aus Access exportierten Daten zunächst roh in Tabellen aufnehmen. Auf Basis dieser Tabellen können weiter auf getrennten und hiermit verknüpften separaten Exceldateien mit zusätzlichen Tabellenblättern Graphiken erstellt und Berechnungen durchgeführt werden. Berechnung wie zum Beispiel prozentuale Markterfolge oder Wachstumsberechnungen mit absoluten oder Prozent Werten lassen sich anschaulich in Excel als Diagramm produzieren.
Sind diese Diagramme nun in Excel erstellt, lassen sich mit verknüpften Inhalten (Berechnungen aus Tabellen oder Graphiken) aus Excel präsentable Charts mit PowerPoint erstellen. Sobald also die Basis Access aktualisiert wird, werden über verknüpfte Inhalte alle folgenden Daten ebenfalls aktualisiert und können im Endprodukt – das oder die PowerPoint Chart(s) – immer up to date dargestellt. Mit der VBA Programmierung lassen sich Workflows dieser Art noch weiter automatisieren. Die Entwicklungsumgebung für die VBA Programmierung steht in jedem der Office Komponenten zur Verfügung.
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